(3) EL VALOR DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

Cuando un empresario o un contador se enfrenta a una elección, los vendedores, para demostrar que su producto es el mejor, lo marean con argumentos técnicos generalmente incomprensibles, o estadísticas de rendimiento imposibles de comprobar. Entonces, ¿cómo elegir?.

Fácil. Usted debe comenzar por preguntarse ¿qué necesito? y hacer una lista de requerimientos que "su" empresa necesita y "su" sistema debe cumplir. Si tiene dudas, hágase asesorar por un experto porque una vez comprado e implementado un sistema, el costo de cambio será mucho, pero mucho mayor que el valor de la asesoría.

Lo que sigue es una orientación acerca de los puntos que debe contener su lista y la explicación de los motivos.

EL International Accounting Standard Board (IASB) expresa en las normas NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera) que el objetivo de los estados financieros es suministrar información sobre LA LIQUIDEZ, LA SOLVENCIA, EL RENDIMIENTO Y LOS FLUJOS DE EFECTIVO de una entidad, que sea útil al tomar decisiones económicas, para usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información, por ejemplo accionistas, acreedores, empleados y público en general. Los estados financieros, siempre según las NIIF, DEBEN SER COMPARABLES CON LOS DE AÑOS ANTERIORES DE LA MISMA EMPRESA Y CON LOS DE OTRAS EMPRESAS. Las NIIF presentan una serie de normas y requisitos sobre la contabilidad que apuntan a alcanzar ese objetivo.

Lo anterior define el segundo requisito y expone sus motivos : un sistema computacional de contabilidad debe ser capaz de entregar estados financieros apegados fielmente a las NIIF.

Pero no hay que dejar de lado otros aspectos igualmente importantes, como son :

a) Información útil a la Dirección de la empresa para la toma de decisiones. En lineas generales, se trata de obtener cifras para medir la efectividad en el uso de los recursos económicos y los rendimientos obtenidos sobre las ventas, por parte de los responsables de los distintos centros de gestión.

b) Las facilidades para determinar directamente, a partir de los estados financieros, los ajustes necesarios para cumplir con los requerimientos legales en en las declaraciones mensuales y anuales que se presentan al Servicio de Impuestos Internos

En resumen hasta el momento tenemos los cuatro requisitos de la información :

1. El software debe ser capaz de crecer por adición de funcionalidades
2. Debe apegarse fielmente a las NIIF
3. Debe proporcionar información útil para la gestión.
4. Debe facilitar el cumplimiento tributario

A estos cuatro requisitos básicos debemos agregar otros igualmente importantes que surgen de la explotación del sistema : la disponibilidad, la estabilidad, la facilidad de uso, la facilidad de integración con otros sistemas y lo más importante : LA SEGURIDAD

La seguridad se basa en tres pilares :

1. La facilidad para respaldar
2. La impermeabilidad contra intervenciones no autorizadas
3. La impermeabilidad contra filtración de información

Todos estos requisitos serán analizados extensamente más adelante.