SII implementa sistema de Contabilidad Completa para Pyme

Bajé los manuales del sistema y los revisé cuidadosamente. Mi opinión es que el sistema MIPYME no aporta mucho por los siguientes motivos :

1) El balance está estructurado según las antiguas normas de la FECU de la SVS y los Boletines Técnicos del Colegio de Contadores, las que están derogadas a partir de 2013 para ser reemplazadas por las NIIF (IFRS en inglés) y en la práctica, debido a requerimientos de la mismas NIIF, el balance de 2012 debe confeccionarse según dichas normas.

2) No hay disponible un sistema de prueba, de modo que la evaluación sólo puede hacerse a partir de los manuales disponibles. En ellos no se menciona el Estado de Flujo de Efectivo, informe básico para los bancos que evalúan un crédito. En la práctica el mayor costo de los créditos a las PYMES se debe precisamente a la falta de información financiera completa.

3) Como sistema no mantiene información detallada. Por ejemplo, para confeccionar el Libro de Inventarios y Balances es necesario ingresar manualmente el listado de deudores, acreedores, inventarios, etc. La esencia de un sistema de contabilidad es precisamente mantener dicha información detallada para facilitar el trabajo de los contadores y, lo más importante, dar apoyo a la gestión de cobranzas, de pagos a proveedores, control de inventarios, etc., y la confección del citado Libro. Puede profundizar estos tema en este mismo blog..

4) Es una ventaja no tener que imprimir los libros Diario y Mayor. Se ahorra el trámite de timbraje, la confección de las hojas pre foliadas y la impresión de los libros; sin embargo estos libros son una herramienta de trabajo para los contadores y no me queda claro si se pueden consultar o imprimir. En caso negativo, es otra desventaja.

5) Otra ventaja es que aporta los antecedentes de los rubros más significativos de las declaraciones mensuales y anuales, pero esto se obtiene a través de un plan de cuentas muy detallado (lo que es muy bueno) que se puede incorporar a cualquier sistema de contabilidad.

6) También es buena la integración con la emisión de facturas y boletas, pero las facturas no se pueden generar automáticamente (hasta donde he visto, se ingresan a mano) a partir, por ejemplo, de los despachos generados por un sistema de ventas y control de existencias.

En resumen, para que el sistema sea realmente un aporte a la gestión, le falta mucho.

PGG

(3) EL VALOR DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

Cuando un empresario o un contador se enfrenta a una elección, los vendedores, para demostrar que su producto es el mejor, lo marean con argumentos técnicos generalmente incomprensibles, o estadísticas de rendimiento imposibles de comprobar. Entonces, ¿cómo elegir?.

Fácil. Usted debe comenzar por preguntarse ¿qué necesito? y hacer una lista de requerimientos que "su" empresa necesita y "su" sistema debe cumplir. Si tiene dudas, hágase asesorar por un experto porque una vez comprado e implementado un sistema, el costo de cambio será mucho, pero mucho mayor que el valor de la asesoría.

Lo que sigue es una orientación acerca de los puntos que debe contener su lista y la explicación de los motivos.

EL International Accounting Standard Board (IASB) expresa en las normas NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera) que el objetivo de los estados financieros es suministrar información sobre LA LIQUIDEZ, LA SOLVENCIA, EL RENDIMIENTO Y LOS FLUJOS DE EFECTIVO de una entidad, que sea útil al tomar decisiones económicas, para usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información, por ejemplo accionistas, acreedores, empleados y público en general. Los estados financieros, siempre según las NIIF, DEBEN SER COMPARABLES CON LOS DE AÑOS ANTERIORES DE LA MISMA EMPRESA Y CON LOS DE OTRAS EMPRESAS. Las NIIF presentan una serie de normas y requisitos sobre la contabilidad que apuntan a alcanzar ese objetivo.

Lo anterior define el segundo requisito y expone sus motivos : un sistema computacional de contabilidad debe ser capaz de entregar estados financieros apegados fielmente a las NIIF.

Pero no hay que dejar de lado otros aspectos igualmente importantes, como son :

a) Información útil a la Dirección de la empresa para la toma de decisiones. En lineas generales, se trata de obtener cifras para medir la efectividad en el uso de los recursos económicos y los rendimientos obtenidos sobre las ventas, por parte de los responsables de los distintos centros de gestión.

b) Las facilidades para determinar directamente, a partir de los estados financieros, los ajustes necesarios para cumplir con los requerimientos legales en en las declaraciones mensuales y anuales que se presentan al Servicio de Impuestos Internos

En resumen hasta el momento tenemos los cuatro requisitos de la información :

1. El software debe ser capaz de crecer por adición de funcionalidades
2. Debe apegarse fielmente a las NIIF
3. Debe proporcionar información útil para la gestión.
4. Debe facilitar el cumplimiento tributario

A estos cuatro requisitos básicos debemos agregar otros igualmente importantes que surgen de la explotación del sistema : la disponibilidad, la estabilidad, la facilidad de uso, la facilidad de integración con otros sistemas y lo más importante : LA SEGURIDAD

La seguridad se basa en tres pilares :

1. La facilidad para respaldar
2. La impermeabilidad contra intervenciones no autorizadas
3. La impermeabilidad contra filtración de información

Todos estos requisitos serán analizados extensamente más adelante.

(2) ¿DONDE ESTÁ EL VALOR DE LAS COSAS ?

Era un niño, pero recuerdo claramente como mi abuela aconsejaba a mi mamá : "Cuando compres ropa, fíjate en la calidad de la tela y la solidez de las costuras. Las cosas no son mejores por ser más bonitas".

En internet vi esta noticia :

" Según los datos publicados hoy por GFK, la Curve 8520 de Rim fue el smartphone más vendido en España en Diciembre, un mes marcado por las fiestas navideñas, un dispositivo económico pero con prácticamente todas las funciones que el sistema operativo BlackBerry ofrece. En ese mes, Rim se hizo con una cuota del 16.4% del mercado de los smartphones, según GFK y se vendieron más de cincuenta mil smartphones BlackBerry Curve 8520.

Pero no sólo en Diciembre arrasó este dispositivo, sino que lo hace por segundo mes consecutivo y eso que ya lleva en el mercado casi un año y medio, además hay que tener en cuenta que es el único del top 10 de esta categoría que no cuenta con una pantalla táctil. Además, también ha sido el único smartphone en entrar en el listado de los 10 móviles más vendidos en España."

Qué hace que un celular de diseño anticuado tenga tanto éxito ?

Yo tengo uno y estoy fascinado con el dispositivo que más que un teléfono es un micro computador para el bolsillo. Me permite tener múltiples tareas abiertas al mismo tiempo, no se bloquea ni cambia aplicación de manera intempestiva y tiene cientos de aplicaciones para trabajar, ademas de las facilidades para comunicaciones y navegar en internet.

Aparte de su capacidad enorme, su valor está en la funcionalidad de sus aplicaciones que me permiten, entre otras cosas, trabajar con documentos Word, planillas Excel y presentaciones PowerPoint directamente, tal como lo hago en el computador de mi escritorio. Para otras personas el valor puede estar en su cámara fotográfica, en la filmación de vídeos o el almacenamiento de música.

En resumen, la espectacularidad y colorido no aportan valor aunque eleven el precio; el valor está en poder hacer las cosas que cada uno quiere hacer y en su estabilidad a toda prueba.

Algo semejante ocurre con los softwares de contabilidad. Hay algunos espectaculares, con gráficos preciosos, que están absolutamente a la moda. Pero esa espectacularidad ¿le aporta valor? No necesariamente.

EL VALOR ESTÁ EN EL GRADO QUE EL SOFTWARE SE AJUSTA A LAS NECESIDADES PARTICULARES DE CADA EMPRESA.

(1) LOS CONTADORES Y LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD

PROLOGO

Esta publicación será una serie de capítulos cortos para no aburrir al lector y voy a tratar de usar un lenguaje simple para facilitar su lectura, ya que está orientado a aquellas personas que sin tener conocimientos avanzados de computación se ven enfrentados a decisiones de compra de sistemas computacionales de contabilidad y evaluación de factores de valor .

El objeto es efectuar un análisis profundo de las características que, en mi opinión, deben reunir los sistemas de contabilidad para ser realmente útiles para la todos los interesados en la información financiera presentada por las empresas. Esto incluye a los propietarios, los administradores, los clientes, los proveedores, y los inversionistas

Para el autor es muy importante conocer la opinión de los lectores respecto de la utilidad y claridad de lo expuesto, mediante comentarios que pueden dejar en este mismo blog.

1) LOS CONTADORES Y LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD

La mayoría de los empresarios pequeños sólo espera de su contador que prepare las declaraciones de renta y de IVA de modo que les signifique pagar el mínimo de impuesto. La consecuencia de lo anterior es una disminución profesional en el contador que comienza a ver la contabilidad como un medio para declarar impuestos y no la percibe como un sistema de información.

Aquí se produce un circulo vicioso:

El empresario no pide más información porque no le interesa o porque piensa que el contador no está capacitado para entregarla (entiéndase ésto como la capacidad de generar información, no como capacidad personal o profesional).

El contador no mejora su capacidad porque piensa que al empresario no le interesa y no se da el tiempo de probar su receptividad a una información financiera completa. En consecuencia, se conforma con sistemas computacionales precarios que muchas veces entregan balances decuadrados o informes inconsistentes, en lugar de optar por un sistema computacional robusto que le permita generar estados financieros completos y así agregar valor a su trabajo. En esta actitud prevalece la creencia equivocada de que un buen sistema de contabilidad necesariamente debe ser caro de comprar, de implementar, de explotar y de mantener. Esta creencia es como los mitos, todo el mundo lo cree y lo dice, pero nadie se toma la molestia de averiguar si es cierto.

Pero las empresas se desenvuelve en un medio ambiente variable porque cambian las condiciones de la economía, les aparece competencia que merma sus ventas o se ven enfrentadas a cambios tecnológicos o simplemente porque crecen, y a medida que esto ocurre se va acentuando la necesidad de mejorar la información disponible para la gestión y si el contador no es capaz de satisfacer esa necesidad inevitablemente se verá desplazado.

Aquí surge el primer requisito : la necesidad de que los sistemas computacionales de contabilidad sean capaces de crecer agregando funcionalidades para que el paso de un nivel a otro superior aproveche los datos acumulados y los conocimientos adquiridos para su explotación.

Objetivo de los EEFF según el IASB

EL International Accounting Standard Board (IASB) expresa en las normas IFRS que el objetivo de los estados financieros es suministrar información sobre la liquidez, la solvencia, el rendimiento y los flujos de efectivo de una entidad, que sea útil al tomar decisiones económicas, para usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información, por ejemplo accionistas, acreedores, empleados y público en general. Los estados financieros, siempre según las IFRS, deben ser comparables con los de años anteriores y con los de otras empresas.

Para analizar los estados financieros se usan los “ratios” o razones aritméticas que surgen de la división de un valor por otro, ambos tomados de los estados financieros de la empresa. Por ejemplo, el total de los activos corrientes dividido por los pasivos corrientes da una idea de la liquidez de la empresa : si el cociente es mayor que uno significa que los pasivos corrientes pueden pagarse en la medida que se haga efectivo el activo corriente.

Los ratios se expresan como un valor decimal (0,43) o un porcentaje (43%).

La mayoría de los ratios no tienen significado en si mismos, pero permiten hacer comparaciones con ratios anteriores de la misma empresa para ver su evolución, o con los de otras empresas de la misma industria para comparar desempeños.

En el análisis debe considerarse varias limitaciones :

1) Los ratios representan promedios; por ejemplo, si la rotación del inventario es igual a 12, no significa que el 100% de todas las mercaderías se vendan en un mes. Algunas pueden venderse en 10 días mientras otras pueden no haberse vendido en el año.

2) El balance representa la situación financiera a la fecha de cierre, que seguramente es distinta a la del día anterior y del siguiente, en tanto el estado de resultado presenta cifras acumuladas durante el ejercicio.

3) La valoración de las partidas no monetarias (por ejemplo los inventarios) habitualmente se hace a costo histórico que puede corresponder a una compra muy antigua o a una reciente y en consecuencia puede estar o no actualizada respecto de los valores del mercado.

El análisis combinando varios ratios permite conclusiones más precisas debido a que normalmente existe una cierta correlación entre ellos. También las notas explicativas de las cifras del balance aportan información valiosa para interpretarlos.

Los ratios financieros definidos por la literatura especializada son mas de doscientos y suelen ser agrupados en financieros, operativos y de inversión. Para que los ratios de empresas diferentes puedan ser comparados, es imprescindible que los estados financieros sean hechos siguiendo los mismos principios contables. De ahí la importancia del uso de las NIIF ya que permitirán comprar la situación financiera y el desempeño de una empresa con sus similares del país y del extranjero, siempre teniendo en cuenta las limitaciones antes expuestas.

El uso de las NIIF por si mismas no garantiza que se puedan obtener todos los ratios necesarios. Las normas son muy generales y dejan mucho espacio a las definiciones propias de cada empresa. Esto hace necesario definir cuidadosamente el plan de cuentas particular de cada empresa con el fin de desagregar las cifras del balance de modo que entreguen valores a los que se puedan aplicar los ratios. El IASB percibió esta situación y hizo una proposición de cambio en la presentación de los estados financieros (October 2008 / DISCUSSION PAPER / Preliminary Views on Financial Statement Presentation) que actualmente está en discusión.

Por último, hay cifras como el EBITDA que se obtienen directamente de los estados financieros, que no son ratios, pero proporcionan información valiosa sobre el desempeño de la empresa.

En el mercado se pueden adquirir softwares especializados que a partir de las cifras de los estados financieros calculan ratios y los correlacionan para obtener indices de desempeño (calidad de la gestión), de riesgo, etc. . Los bancos los utilizan ampliamente para determinar el riesgo de sus operaciones de crédito. Así no es casualidad que las empresas de menor tamaño, que generalmente carecen de una contabilidad de calidad, paguen tasas mayores que la empresas más grandes que si la tienen.

IFRS específicas para el sector público

Nunca había escuchado nada acerca de su existencia, pero ahí están. La verdad es que no se en que grado puedan ser obligatorias en Chile.

Bajo el patrocinio de IFAC (International Federation of Accountants) está funcionando el International Public Sector Accounting Standards Board (IPSASB), con el fin de establecer normas internacionales de contabilidad gubernamental para todas las agencias nacionales, provinciales y comunales. El objetivo principal es compatibilizar las IPSAS con las IFRS que emite el IASB y ha desarrollado una estrategia para adaptar las IFRS a las necesidades del sector publico.

He colocado un link a la pagina principal de IFAC desde donde se puede acceder a las publicaciones y actividades del IPSASB, entre las que destaca el "Framework" o marco conceptual y "Study 14 - Transition to the Accrual Basis of Accounting: Guidance for Governments and Government Entities". En esa página también hay otras publicaciones de mucho interés para los profesionales contadores y auditores y se pueden encontrar traducciones al español.

Software pirateado

El Mercurio On Line (EMOL) publicó ayer un articulo sobre la piratería de software (ver "http://www.emol.com/noticias/economia/detalle/detallenoticias.asp?idnoticia=461870" . Como siempre ha ocurrido, este articulo de seguro marca el inicio de una campaña contra la piratería.

Los comentarios de los lectores apuntan principalmente a justificar la piratería por el alto precio de los softwares. Pero ¿por qué piratear si se puede conseguir software libres?. Usted a lo mejor no lo sabe, pero se puede conseguir software libre para casi todos los usos, desde sistemas operativos que reemplazan a Windows con ventaja hasta juegos, pasando por ofimática, antivirus, navegadores para internet y programas de correo.

En la pagina "http://portableapps.com/" se puede encontrar una variedad de programas que se pueden descargar y usar libremente, con la ventaja de que se pueden cargar en un pendrive (con 2GB sobra) y llevarlo en el bolsillo. Donde quiera que haya un computador con un puerto USB usted puede instalarlo, usarlo como si estuviera en su casa u oficina y desconectarlo sin dejar rastros en el computador que usó. Como beneficio adicional, son bastante inmunes a los virus.

Los más conocidos son el navegador FIREFOX que reemplaza Internet Explorer y el programa de manejo de correos THUNDERBIRD.

Menos conocida es la suite Open Office cuyos módulos Writer, Calc, Base y Impress reemplazan respectivamente a Microsoft Office Word, Excel, Access y Power Point. Todas las aplicaciones trabajan indistintamente con los formatos nativos de Microsoft y con los de la arquitectura abierta y no tienen problemas con los cambios de formato que Microsoft hace periódicamente para obligar a comprar la versiones nuevas de Office.

Yo los uso desde hace unos ocho años y recomiendo sin restricciones su uso.

Normas Internacionales de Información Financiera

Creo que vale la pena aclarar que las normas NIIF (IFRS en inglés) son dos: Las completas y las para Pymes. Las primeras son un conjunto indivisible de normas de contabilidad (NIC – IAS en ingles) cada una de las cuales se refiere a un tema específico, suelen ser modificada en forma individual y cada una tiene su propia fecha de vigencia. La segunda es una sola norma constituida por capítulos que se refieren a temas específicos; cualquier modificación debe entenderse que modifica la norma completa. De cualquier modo, las empresas que captan o manejan fondos del público (sociedades anónimas que cotizan o colocan bonos en la Bolsa, bancos, fondos mutuos, etc.) están obligadas por la propia norma a usar las NIIF completas; el resto de las empresas (algunas pueden pertenecer al segmento de grandes empresas según la definiciones de las leyes chilenas) puede optar por una o por la otra. Cualquiera sea la elección, debe aplicarse integralmente la norma elegida, sin agregarle ni quitarle nada.

Ocurre que por razones obvias la NIIF para PyMEs es un subconjunto de las normas completas; en consecuencia la simplificación consistió en quitar alternativas de contabilización y/o valoración, y disminuir la cantidad de notas obligatorias. Por ejemplo, la NIIF para Pymes no permite la revalorización de los activos fijos en tanto la NIIF completa la acepta y establece métodos de revalorización, uno de los cuales es el valor de mercado.

Lo anterior plantea una disyuntiva a la hora de elegir la norma a utilizar ya que las restricciones de la NIIF para las Pymes pueden ocasionar variaciones significativas en los valores del estado de situación financiera respecto de los valores determinados según las NIIF completas.

Cabe hacer notar que (es la diferencia más notoria, hay otras) los activos fijos deben revalorizarse obligatoriamente según la variación del IPC y depreciarse según la vida útil establecida por el SII para efectos de la Ley de la Renta, métodos que no están permitidos por las NIIF; es decir que los activos fijos deben revalorizarse según IPC y determinar la depreciación por separado según las tablas de vida útil del SII y según las normas de depreciación acelerada si se aprovecha esta franquicia, y por otro lado pueden revalorizarse (según parámetros distintos) o no, y deben depreciarse según las pautas de depreciación y de deterioro del valor que establecen las NIIF. Bonito desafío para los contadores.