El objetivo de un sistema de contabilidad es entregar información para diferentes propósitos.
1) ESTADOS FINANCIEROS.
Como primer requisito, la contabilidad debe llevarse siguiendo las NIIF y entregar estados financieros completos, es decir el BALANCE, el ESTADO DE RESULTADOS y el FLUJO DE EFECTIVO e información suficiente para preparar el ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO, que son los informes requeridos por las NIIF y que como mínimo le solicitarán los bancos o los inversionistas. Recordemos que el objetivo de las NIIF es la presentación de información que sea útil al tomar decisiones económicas, para usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información, por ejemplo accionistas, acreedores, empleados y público en general.
2) INFORMES PARA LA GESTIÓN
También debe entregar información útil para la gestión. Si su empresa tiene sucursales, es bueno tener estados financieros separados por cada una de ellas para apreciar los recursos asignados y su desempeño. Si su empresa tiene varias lineas de negocios, también es conveniente separar en el estado de resultados las ventas y los costos asociados por linea y/o por producto para estimar sus rentabilidades. También puede ser conveniente efectuar agrupaciones por centros de costo o de responsabilidad para evaluar la calidad de la gestión individualmente por un centro de costo o transversalmente a través de todas las sucursales.
Lo anterior permite efectuar comparaciones a partir de los datos de la misma empresa, por ejemplo, de la rentabilidad por producto en cada sucursal; de los recursos asignados a cada linea de negocios, (por ejemplo nivel de inventarios, instalaciones, personal, etc.) y compararlos con su rentabilidad. En general, mientras mejor se refleje en el plan de cuentas la estructura de la empresa y su estilo de gestión, mayor será la cantidad de información que se podrá obtener para ayudarlo a tomar decisiones.
Usualmente los gerentes obtienen este tipo de datos a través de informes preparados especialmente a partir de la información de otros sistemas paralelos, como puede ser el de control de existencias o el de facturación y venta. La experiencia general es que informes preparados de esta manera, aparte de aumentar el costo de la administración, generalmente son inconsistentes con los datos de la contabilidad por falta de rigurosidad en su preparación o en los cortes documentarios por la fecha de la información.
Debe considerarse que la contabilidad es la única información oficial de la empresa, y que sus informes incluyen todas las operaciones del periodo que se informa, generalmente centralizando los datos generados por los sistemas paralelos. De este modo los informes que surjan de ella siempre serán completos y consistentes entre si. Es necesario que se puedan tener estados financieros y cualquier otro tipo de informe en cualquier momento, sea para proporcionar información o para controlar que las transacciones se vayan ingresando a medida que ocurren los hechos que deben reflejar. Una contabilidad que no está al día, no tiene ninguna utilidad.
Otro aspecto a tener presente es que los distintos niveles de administración tienen necesidades distintas de información. Por ejemplo, al Gerente que sabe lo que tiene que pagar, le importa mucho saber cuanto va a cobrar en determinadas fechas; pero, si las cifras son buenas respecto de las obligaciones, seguro que no le importara mucho quien le va a pagar y en consecuencia le basta con un resumen; por otro lado, los cobradores deben tener muy claro quien tiene que pagar, por qué motivo, cuando y cuanto, y los vendedores deben estar informados de todos los clientes morosos. Esto significa que el sistema debe entregar información con distintos niveles de detalle, dependiendo del nivel de la administración a que está destinada.
Pero no es sólo eso, también debe tener funcionalidades como la conciliación bancaria, preparación de listas de cobranza, la preparación de listas de obligaciones por pagar, la emisión de todos los libros de contabilidad en hojas pre foliadas y a lo menos facilitar la circularización de deudas por cobrar y por pagar, la emisión de cartas de cobranza, de certificados y declaraciones juradas, entre otras cosas que son necesarias a los contadores para llevar el día a día. Ahora bien, si su empresa es pequeña y no necesita actualmente todas las funcionalidades, las que no use no deben se un estorbo que entorpezca el registro diario de las operaciones.
3) LAS OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
Por ultimo, también debe facilitar la preparación de los informes requeridos por el Servicio de Impuestos Internos, entregando en forma separada los valores que será necesario ajustar para efectuar las declaraciones mensuales y anuales. También, y será un requisito en un futuro próximo, debe quedar registro en los libros contables de los ajustes efectuados con este propósito. En otras palabras, los ajustes deben contabilizarse y agregarse a los estados financieros para la preparación de las declaraciones mensuales o anuales, pero sin que formen parte de ellos.
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