(5) LA SOLIDEZ DEL SOFTWARE

Time is money decía John D. Rockefeller.

El costo de explotación de un sistema y la entrega oportuna de información dependen, aparte de los recursos humanos y la estructura de la orgenización, de la solidez del software. Esta se basa en tres pilares que son : La disponibilidad, la estabilidad y la facilidad de uso.

1) LA DISPONIBILIDAD DEL SISTEMA

La disponibilidad del sistema es el tiempo que diariamente está a su disposición y depende de su topografía. Su importancia radica en que influye directamente en el aprovechamiento de los recursos asignados para la explotación del sistema

Si el servidor (computador que aloja los programas y la base de datos) está en su oficina y todos los clientes (computadores que acceden al servidor) están conectados mediante una red interna, lo más probable es que su disponibilidad sea 24/7 (las 24 horas de los siete dias de la semana) y su velocidad de respuesta (lo que tarda el sistema en procesar una transaccion y presentar la pantalla para ingresar transaccion siguiente) será la mejor que permita su hardware. Lo único que podría afectarla son eventuales cortes de luz y fallas en el hardware de los computadores.

Si los clientes están en ubicaciones remotas su disponibilidad va a depender de la estabilidad y velocidad de las lineas de comunicaciónes (telefónica o radio). Por ultimo, si su servidor está en "la nube" (un servidor en internet), todos los clientes van a depender de la estabilidad y velocidad de las lineas de comunicación y tambien de la disponibilidad y velocidad de las comunicaciones con el prestador del servicio de internet y de la velocidad de respuesta de su servidor.

Hay que tener presente que las comunicaciones remotas están más expuestas a fallas y son mas lentas que las comunicaciones directas, tambien la cantidad de nodos (interconexiones entre lineas de comunicación distintas) incide negativamente en su velocidad y aumenta sus posibilidades de fallas; como consecuencia, el trabajo diario se puede ver entorpecido o dilatado, cosa que aumentará los tiempos ociosos del personal de contabilidad incrementando el costo de explotacion del sistema. Adicionalmente, como veremos más adelante, pueden ser causa de colisiones y fallas en el software.

Un sistema que permita a las sucursales operar en forma local (servidor y clientes con una red interna) y dé facilidades para centralizar información en la oficina principal mediante el envio periodico de movimientos puede ser una alternativa muy buena por lo económica, ya que todos los grupos operan en forma local lo que asegura disponibilidad 24/7, minimiza el costo de las comunicaciones al tiempo que optimiza la velocidad de respuesta en cada sucursal, al costo de introducir un retraso que puede llegar a ser de un dia en la centralización de la información. La mayoría de los bancos tienen, por seguridad, sistemas redundantes que operan de esta manera

2) LA ESTABILIDAD DEL SISTEMA.

La estabilidad se relaciona con las fallas producidas por el software cuando se manejan mal las condiciones limite. El ejemplo más común es cuando en su computador Windows "se vuelve inestable" y comienza a demorar mucho más de lo usual en responder o simplemente se bloquea y no queda mas remedio que cancelar procesos o apagar el computador.

En los softwares de contabilidad, la condición limite más frecuente es la colisión, o sea cuando dos programas acceden simultaneamente al mismo recurso. Cuando la velocidad de las comunicaciones en la red es alta, esta condición es muy infrecuente. A la inversa, a medida que disminuye la velocidad de comunicación va aumentando la probabilidad de que se produzca. El manejo de las condiciones limite normalmente no depende de los programadores que hacen los sistemas de contabilidad, depende de los manejadores de la base de datos (programa que actualiza la base y maneja el trafico de transacciones) sobre la que está construido el sistema de contabilidad.

Hay una gran cantidad de manejadores de bases de datos, pero sólo unos pococ están certificados por ANSI (American National Standards Institute) He visto softwares que manejan mal las colisiones y se bloquean o pierden registros o corrompen los datos. Como consecuencia, se generan informes descuadrados o inconsistentes entre si. Los casos de perdidas de datos son los más graves porque generalmente usted se da cuenta mucho despues de ocurrida la falla y cuesta mucho recuperar los datos perdidos porque los respaldos antiguos se han vuelto inutiles.

Tambien incide en la velocidad la forma como está programado el sistema de contabilidad. Todos los programas se ejecutan en "lenguaje de máquina", pero hay dos tipos de programas : los que convierten el código fuente (programa escrito por el programador) a lenguaje de máquina mediante un proceso de compilación que se ejecuta una sola vez (tienen extensiones .EXE o .DLL) y los que se "interpretan" , es decir que cada vez que se ejecuta el programa el procesador lee el codigo fuente y lo convierte a lenguaje de máquina de modo que el proceso es más lento que en los programas compilados. Los programas interpretados tienen fallas importantes de seguridad que analizaremos más adelante.

Desgraciadamente, no hay metodos definidos que sean fiables para comprobar la estabilidad y ésta solo se verá en la práctica. Sin embargo, la demora en las comunicaciones puede SER EL FACTOR DECISIVO en este aspecto.

3) LA FACILIDAD DE USO

Una contabilidad atrasada no sirve para la gestión. Si su sistema no le proporciona diariamente información fiable sobre, por ejemplo, los saldos de las cuentas del banco o los montos por cobrar a clientes, inevitablemente usted va a dedicar tiempo y recursos adicionales para obtener esa información.

El tiempo que su personal pierde esperando las respuestas de un sistema lento o navegando incesantemente por las pantallas con el mouse, abriendo y cerrando cuadros de dialogo, son indudablemente un despilfarro de millones de segundos de tiempo que, acumulados por persona, en un año puede representar varias jornadas de trabajo.

La mayor preocupación debe estar, aparte de los tiempos de respuesta, en la forma como se navegan las pantallas del sistema. El uso incesante del ratón es una mala señal porque la navegación con el teclado es mucho más rápida. Este es el motivo por que la mayoría de los softwares ofrece "keyboard shortcuts" que son, precisamente, facilidades para activar mediante combinaciones de teclas las funciones que se ofrecen al mouse. La dificultad o facilidad para aprender a usar el software no es muy relevante porque es tiempo que se gasta una sola vez

Tambien es importante evaluar la cantidad de errores que el sistema es capaz de detectar. Las personan inevitablemente se equivocan al digitar entradas al sistema y los errores, aparte de producir informes inexactos, consumen tiempo adicional para corregir o reversar e ingresar de nuevo las entradas erradas.

Un sistema facil de usar y de respuesta rápida, que sea capaz de emitir los informes que la Gerencia requiere, incide favorablemente en la cantidad de horas de trabajo dedicadas al ingreso de transacciones y de generación de informes. Lo más importante, al quitar los factores negativos que usted no puede manejar, como es, por ejemplo, el caso de las comunicaciones remotas, podrá evaluar objetivamente el tiempo necesario para ingresar las transacciones diarias y asi proveer los recursos mínimos necesarios para que su contabilidad esté permanentemente "al dia" y le proporcione de modo fiable toda la información que usted necesita.